Szanowni Państwo!

W naszej działalności przywiązujemy bardzo dużą wagę do ochrony Państwa prywatności. Dane osobowe, które nam powierzacie są niezbędne do prowadzenia przez nas działalności gospodarczej, w tym oferowania Państwu naszych produktów i świadczenia usług. Bez nich byłoby to niemożliwe. Mając tego świadomość dopełniamy najwyższej staranności, by zapewnić przetwarzanym danym całkowitą poufność i bezpieczeństwo, przestrzegając przepisów obowiązującego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej „RODO”).

Spełniając obowiązek informacyjny wobec Państwa, wynikający z RODO, uprzejmie informujemy jak poniżej:

Kto jest Administratorem Państwa danych osobowych?

Administratorem Państwa danych osobowych jest RESPECT ENERGY SolarWind Spółka z ograniczona odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu, przy ul. Naramowickiej 76, 610622 Poznań (zwana dalej „RE-SW” lub „ADMINISTRATOREM”), zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców pod numerem KRS: 0000870687, NIP: 7812015136, REGON: 387577225. Jako Administrator, zgodnie z przepisami, ponosimy pełną odpowiedzialność za ochronę i bezpieczeństwo przetwarzania danych, które nam powierzacie lub które pozyskujemy z innych źródeł, zgodnie z RODO.

Z kim możecie Państwo kontaktować się w sprawach ochrony danych osobowych – Inspektor Ochrony Danych (IOD)?

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD). Zadania IOD w RE-SW wykonuje Pełnomocnik Zarządu ds. Bezpieczeństwa Informacji. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych możecie Państwo uzyskać z nim kontakt poprzez adres mail: pbi@respect.energy lub telefonicznie: +48 512305151, a także listownie na adres RE-SW, jak podano w punkcie wyżej.

Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy dane osobowe?

RE-SW przetwarza Państwa dane osobowe na podstawie RODO, przepisów krajowych w tym zakresie, a także własnej polityki ochrony danych osobowych.

Przetwarzanie dane osobowych odbywa się w zgodności z podstawami prawnymi opisanymi w RODO, tj.:

• za Państwa zgodą na przetwarzanie danych w wyraźnym celu,
• niezbędne jest do wykonania umowy lub podjęcia działań na Państwa rzecz przed zawarciem umowy,
• niezbędne jest do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na RE-SW,
• przetwarzanie jest niezbędne dla ochrony Państwa żywotnych interesów (np. w związku z problemami życiowymi lub zdrowotnymi),
• ma miejsce prawnie uzasadniony interes RESW (np. wynikający z potrzeby zabezpieczenia praw z powierzonego majątku).

W jakim celu przetwarzamy Państwa dane osobowe?

RE-SW przetwarza Państwa dane osobowe w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, w celu:

• świadczenia usług i realizacji dostaw, zgodnie z przepisami prawa powszechnego oraz warunkami zawartych umów,
• umożliwienia skorzystania z benefitów prowadzonych kampanii promocyjnych, konkursów i innych działań, w których udział bez przetwarzania danych osobowych byłby niemożliwy,
• spełnienia przez RE-SW obowiązków nałożonych w przepisach prawa powszechnego, które musi wypełniać między innymi przetwarzając dane osobowe (np. opisanych w kodeksie pracy – w związku z zatrudnieniem, kodeksie cywilnym – w związku ze współpracą, ustawie o rachunkowości, przepisach podatkowych i innych – w związku z koniecznością spełnienia wymagań stawianych podmiotom gospodarczym),
• podjęcia zatrudnienia lub współpracy z RE-SW,
• udzielenia Państwu wsparcia w sprawach problemów zdrowotnych i życiowych, zgodnie z naszą polityką społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR),
• zapewnienia Państwu oraz RE-SW możliwości dochodzenia roszczeń wynikających z realizowanych umów, w związku z przepisami prawa cywilnego, a także z innych tytułów dotyczących należnych praw wynikających z własności i użytkowania aktywów,
• realizacji wszelkich przedsięwzięć związanych z aktywnością biznesową i społeczną, które wymagają przetwarzania danych osobowych.

W jakim zakresie przetwarzamy Państwa dane osobowe (kategorie danych i czynności przetwarzania)?

RE-SW przetwarza przede wszystkim Państwa dane, jako Klientów i Partnerów (w tym Dostawców), a także Pracowników i Współpracowników oraz Kandydatów do zatrudnienia, w zakresie pozwalającym nawiązać współpracę oraz zrealizować zawarte umowy. I tak przetwarzamy w szczególności następujące kategorie danych:

Naszych Klientów/ potencjalnych Klientów:

• dane identyfikacyjne (nazwisko, imię/ imiona), datę urodzenia, adres miejsca zamieszkania/ zameldowania/ punktu poboru, numer PESEL / NIP),
• dane kontaktowe (adresy do korespondencji, numer/y telefonu/ów, adres/y mail),
• dane związane z propozycją/ realizacją zawartych umów (treści umów, wielkości/ ilości sprzedanej energii lub innych produktów i usług, wartości wystawianych faktur/ rachunków i dane w nich zawarte, saldo rozrachunków z tytułu zrealizowanych dostaw, w tym zobowiązań wobec RE-SW).

Wszelkie informacje i oferty o charakterze handlowym przestawiamy wyłącznie za Państwa zgodą, z poszanowaniem przepisów ustawy oświadczeniu usług drogą elektroniczną.

Naszych Partnerów/ Dostawców (w tym osób wydzierżawiających grunty)/ Wytwórców:

• dane identyfikacyjne (nazwisko, imię/ imiona), datę urodzenia, adres miejsca zamieszkania/ zameldowania/ punktu poboru, numer PESEL / NIP),
• dane kontaktowe (adresy do korespondencji, numer/y telefonu/ów, adres/y mail),
• dane dotyczące nieruchomości pod inwestycje OZE (lokalizacja, powierzchnia, klasa i inne),
• dane związane z propozycją/ realizacją zawartych umów na dostawy (treści umów, dane dotyczące przedmiotu dostaw, wielkości/ ilości zakupionych produktów i usług – w tym dzierżawy gruntów na potrzeby inwestycji OZE, wartości otrzymywanych faktur/ rachunków i dane w nich zawarte, saldo rozrachunków z tytułu zrealizowanych dostaw, w tym należności od RE-SW).

Naszych potencjalnych Pracowników i Współpracowników (kandydatów do pracy/ współpracy):

• dane identyfikacyjne (nazwisko, imię/ imiona), datę urodzenia, adres miejsca zamieszkania/ zameldowania),
• dane kontaktowe (adresy do korespondencji, numer/y telefonu/ów, adres/y mail),
• dane o kompetencjach kandydatów (wykształcenie, doświadczenie zawodowe staż pracy, posiadane umiejętności i inne informacje udostępnione przez kandydata w curriculum vitae -cv oraz liście motywacyjnym – wskazane w postępowaniach rekrutacyjnych),
• inne kategorie danych osobowych, jeśli są wymagane przepisami prawa (np. dane o niekaralności w odniesieniu do członków organów RE-SW).

Naszych Pracowników i Współpracowników:

• dane wymagane przepisami prawa powszechnego, w szczególności Kodeksu pracy i Kodeksu cywilnego – w zakresie objętym odrębną klauzula informacyjną,
• dane związane z udziałem Pracowników i Współpracowników w przedsięwzięciach związanych z promocją zatrudnienia i innych przedsięwzięciach oraz w realizacji działalności bieżącej – w zakresie objętym odrębnymi zgodami i klauzulami.

Aktywność biznesowa RE-SW wymaga zawierania wielu umów o różnorodnym przedmiocie i uwarunkowaniach związanych z przetwarzaniem danych osobowych. W takich przypadkach stosowane są odrębne klauzule informacyjne, odpowiadające specyfice przedmiotu umów i właściwym dla nich warunkom przetwarzania. Najczęściej przetwarzane są wtedy dane osób reprezentujących strony umów, pełnomocników oraz osób odpowiedzialnych za ich realizację. Niezbędne jest wtedy przetwarzanie następujących kategorii danych:

• dane identyfikacyjne (nazwisko, imię/ imiona, pełnione funkcje lub/i stanowiska służbowe), nazwa podmiotu strony umowy),
• dane kontaktowe (adresy do korespondencji, numer/y telefonu/ów, adres/y mail),
• dane o niekaralności (sporadycznie, gdy wymagane jest to obowiązującymi przepisami prawa).

Zakres czynności przetwarzania danych obejmuje w większości przypadków:

• wprowadzanie danych,
• wgląd do danych / przeglądanie,
• przechowywanie danych,
• aktualizację danych (adaptowanie lub modyfikowanie),
• udostępnianie danych,
• ograniczanie/usuwanie/niszczenie danych,
• inne czynności przetwarzania (zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, wykorzystywanie, dopasowanie lub łączenie).

Czynności przetwarzania są realizowane przez przeszkolonych i upoważnionych pracowników, współpracowników oraz podmioty przetwarzając dane osobowe – na podstawie pisemnych upoważnień oraz umów/ klauzul powierzenia przetwarzania.

W jakim okresie będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe?

Dane osobowe w związku z zawartymi umowami z Klientami, Partnerami oraz Współpracownikami), są przetwarzane w całym okresie świadczenia usług. Przetwarzamy je również po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy przez 5 lat, licząc od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego, a tym samym od początku roku następującego po roku obrotowym w związku z obowiązkami wynikającymi z przepisów podatkowych i ustawy o rachunkowości.

W celu zapewnienia możliwości dochodzenia roszczeń w związku z realizowanymi usługami dane osobowe przetwarzamy przez okres przedawnienia roszczeń z tytułu prowadzonej przez RE-SW działalności gospodarczej, określony przepisami prawa, w szczególności kodeksu cywilnego. Jest to związane przede wszystkim z okresami procedowania spraw przed sądami powszechnymi.

W przypadku pracowników RE-SW, dane gromadzone w teczkach personalnych są przechowywane przez 50 lub 10 lat licząc od roku zakończenia pracy w archiwum zakładowym a następnie w archiwum państwowym – zgodnie z odrębnymi przepisami dotyczącymi okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Dane dotyczące ubezpieczeń społecznych przechowujemy przez 10 pełnych lat licząc od roku zakończenia zatrudnienia.

Dane dotyczące rozliczeń finansowych z tytułu pracy są przechowywane przez 5 pełnych lat licząc od roku zatwierdzenia sprawozdań finansowych.

Dane kandydatów do pracy przetwarzamy przez okres trwania postępowania rekrutacyjnego, w związku z którym dane są przetwarzane, jednak nie dłużej niż 12 miesięcy licząc od dnia rozpoczęcia postępowania.

O terminach przetwarzania danych osobowych w przypadku Pracowników, Współpracowników i Kandydatów do pracy w spółkach Grupy RE informujemy w odrębnych klauzulach.

Jakie prawa macie Państwo w związku z przetwarzaniem danych osobowych?

W związku z przetwarzaniem przez Administratora danych osobowych macie Państwo prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych i żądania ich kopii,
• sprostowania swoich danych osobowych,
• żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych,
• sprzeciwu wobec przetwarzania, jeśli przetwarzanie wykracza poza wskazaną jego podstawę,
• usunięcia danych, jeżeli jest realizowany inny cel przetwarzania lub cel przetwarzania uległ dezaktualizacji.

Żądanie usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych dotyczy wyłącznie kategorii danych przetwarzanych za Państwa zgodą. Spełnienie tego żądania może się jednak wiązać z utratą korzyści wynikającej z polityk upustów lub udziału w przedsięwzięciach marketingowych i akcjach promocyjnych, stąd też zawsze warto taką decyzję przemyśleć.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Informujemy, że jeśli z uzasadnionych powodów uznacie Państwo, że przetwarzanie przez RE-SW powierzonych danych osobowych narusza postanowienia RODO macie Państwo prawo do wniesienia skargi na nasze działania do organu nadzorczego. Jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Adres Urzędu: ul. Stawki 2, 00-913 Warszawa.

Jako Administrator danych wdrożyliśmy RODO do naszego systemu zarzadzania, który doskonalimy w oparciu o nowe doświadczenia, w relacjach z Państwem. Zatem zawsze będziemy wdzięczni za wskazanie nam potencjalnych nieprawidłowości, czy odmiennych opinii w związku z przetwarzaniem Państwa danych. Będą to obszary, których doskonalenie potraktujemy priorytetowo.

Jakie są konsekwencje niepodania danych osobowych?

Obowiązek podania danych osobowych dotyczy zawarcia umów oraz ich realizacji. Wynika z przepisów prawa, w celach i w zakresie, które opisano w punkcie 3 powyżej.

Niepodanie danych jest prawem osoby fizycznej, jednak uniemożliwi zawarcie i realizację umowy, a tym samym skorzystanie przez Państwo z oferty naszych produktów i usług lub podjęcia zatrudnienia/ współpracy.

Czy dane osobowe będą przekazywane innym podmiotom (odbiorcom, podmiotom przetwarzającym)?

RE-SW może przekazać przetwarzane dane osobowe instytucjom i organom państwowym do tego uprawnionym na podstawie ustaw specjalnych, w okresie przetwarzania (tj. urzędy skarbowe, organy kontroli skarbowej, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Państwowa Inspekcja Pracy, Policja i inne służby odpowiedzialne za bezpieczeństwo publiczne, sądy).

Dane osobowe zawarte w umowach lub udostępniane przez Klientów, Partnerów, Pracowników i Współpracowników są przetwarzane przez inne podmioty Grupy RE:

• RESPECT ENERGY HOLDING S.A. z siedzibą w Warszawie przy ul. L. Rydygiera 8, jest podmiotem przetwarzającym dane osobowe w imieniu i na rzecz wszystkich spółek Grupy RE w zakresie związanym przede wszystkim z obsługą kadrowo-płacową i prowadzeniem ewidencji gospodarczej,
• RESPECT ENERGY S.A. z siedzibą w Warszawie przy ul. L. Rydygiera 8, przetwarza dane osobowe w związku ze świadczeniem usług związanych z działalnością w zakresie obrotu energią i gazem na rynkach giełdowych, instytucjonalnych oraz gospodarstw domowych,
• RESPECT ENERGY IT Solution Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. L. Rydygiera 8, świadczy dla spółki kompleksowe usługi teleinformatyczne,
• Inne podmioty Grupy RE, w związku z prowadzoną współpracą wewnątrzgrupową.

Przetwarzanie odbywa się na mocy klauzul/ umów powierzenia przetwarzania sporządzonych zgodnie z przepisami RODO i uwzględniającymi prawa osób fizycznych oraz zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzanych danych.

RE-SW nie będzie przekazywać Państwa danych osobowych innym podmiotom. W przypadku wystąpienia takiej potrzeby osoby fizyczne są informowane o takim ujawnieniu.

RE-SW może przekazać dane osobowe innym osobom wyłącznie na Państwa życzenie i za udzieloną zgodą.

RE-SW generalnie nie będzie przekazywać danych osobowych poza obszar Unii Europejskiej, ani osobom spoza tego obszaru. Aktualnie dane osobowe nie są przekazywane odbiorcom spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Wyjątek stanowią dane Pracowników i

Współpracowników zaangażowanych bezpośrednio w wykonanie obowiązków związanych z ESG (Environmetal-Social-Governance) oraz internacjonalizacją działalności Grupy RE.

Czy i jak wykorzystujemy pliki cookie?

RE-SW wykorzystuje pliki cookie. To decyzja, którą Zarząd Spółki długo rozważał analizując korzyści marketingowe wynikające z wyjścia naprzeciwko Państwa potrzebom i oczekiwaniom oraz potencjalne zagrożenia dla bezpieczeństwa przetwarzanych danych. Z uwagi na minimalny poziom czynników negatywnych przy ewidentnych korzyściach w komunikacji z Państwem podjęto decyzje o stosowaniu plików cookie, zwłaszcza, że ostateczna decyzja o ich wyłączeniu pozostaje w Państwa rękach.

Co to są i czemu służą pliki cookie („ciasteczka”)

Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) są to dane informatyczne, a w szczególności pliki tekstowe. Zawierają one zwykle nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer. Dane te są przechowywane na Państwa urządzeniu końcowym w czasie, gdy korzystacie ze strony internetowej. Służą one do personalizowania wyświetlanych stron, obsługę logowania i innych operacji dokonywanych na stronie internetowej, obsługę reklam, a także monitorowanie aktywności użytkowników na stronie. W konsekwencji pozwala to stale instytucjom i firmom pracować nad poprawą jakości udostępnianych informacji.

Oprogramowanie do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) zazwyczaj domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookie w urządzeniu końcowym. Pliki cookie są powszechnie stosowane przez podmioty komunikujące się poprzez stosowanie serwisów internetowych.

W jakim celu stosujemy „ciasteczka”?

Pliki cookie pozwalają nam na:

• analizę sposobu korzystania przez Państwo z naszej strony internetowej,
• śledzenie ruchu na naszej stronie, co wynika z Państwa zainteresowania prezentowaną problematyką,
• lepsze zarządzanie strukturą i treścią prezentowanych informacji,
• zapewnienie bieżącego prawidłowego funkcjonowania strony internetowej RE-SW.

Pliki cookie zapisywane przez naszą stronę internetową nie zapisują i nie gromadzą żadnych Państwa danych osobowych i nie mogą posłużyć do identyfikacji Państwa jako użytkowników strony.

W jakim czasie plik cookie pozostaje na Państwa urządzeniu?

O tym, jak długo plik cookie pozostanie na Państwa urządzeniu zależy od typu pliku. Stosowane w praktyce pliki to:

• pliki sesyjne (sessioncookies) – mają charakter tymczasowy, są aktywne wyłącznie w trakcie korzystania z naszej strony i znikają wraz z jej opuszczeniem,
• pliki stałe (persistentcookies) – mają charakter trwały, pliki te pojawią się jeśli często odwiedzacie Państwo stronę internetową RE-SW i pozostaną na Państwa urządzeniu przez pewien czas.

Wykorzystywane są przy tym takie rodzaje plików cookie jak:

• umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach strony internetowej, np. uwierzytelniające pliki cookie wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania,
• służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania w ramach strony,
• umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron internetowych,
• pozwalające na „zapamiętanie” wybranych przez Państwo ustawień i personalizację interfejsu, np. w zakresie wybranego języka lub regionu, wyglądu strony internetowej itp.,
• umożliwiające analizę w jaki sposób korzystacie Państwo z naszej strony internetowej.

Czy i w jaki sposób możecie Państwo kontrolować pliki cookie oraz decydować o ich stosowaniu?

Decyzja o stosowaniu plików cookie ostatecznie należy do Państwa.

Państwo, przeglądając strony internetowe RE-SW możecie samodzielnie i w każdym czasie zmienić ustawienia dotyczące plików cookie, określając warunki ich przechowywania i uzyskiwania dostępu do swojego urządzenia. Zmiany ustawień możecie dokonać za pomocą ustawień przeglądarki internetowej. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookie w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o każdorazowym zamieszczeniu plików cookie na urządzeniu.

Jeśli chcecie Państwo ograniczyć lub zablokować pliki cookie, możecie to zrobić za pomocą ustawień przeglądarki na urządzeniu końcowym, z którego korzystacie. W każdej przeglądarce występuje sekcja „POMOC”, w której znajdziecie informacje, jak wyłączyć i skasować pliki cookie. Poniżej zamieszczamy linki do instrukcji zarządzania plikami cookie dla wybranych przeglądarek internetowych:

• Chrome http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=pl&answer=95647
• nternet Explorer http://support.microsoft.com/kb/196955/pl
• Firefox http://support.mozilla.org/pl/kb/ciasteczka
• Opera http://help.opera.com/Windows/8.0/pl/cookies.html

Podejmując decyzję w sprawie stosowania plików cookie trzeba jednak pamiętać, że zablokowanie możliwości zapisywania plików cookie może spowodować utrudnienia lub brak działania niektórych funkcji strony internetowej.